Vor kurzem haben wir unsere CityRiddler GmbH gegründet und möchten hier unsere Erfahrung aus dem Gründungsprozess teilen.

Vorne weg, wir haben in Wien, Österreich, gegründet, darauf basieren unsere Erfahrungen. Deshalb schreiben wir diesen Post auf Deutsch. Wir haben hier ein paar Fragen zusammengestellt, die uns beschäftigt haben und die wir immer wieder von Startups in der Gründungsphase gestellt bekommen.

Warum haben wir uns entschieden, JETZT zu gründen?

Wir haben versucht so spät wie möglich und so früh wie nötig zu gründen. Hier einige Gründe, wie wir zur Entscheidung gekommen sind:

1. Die Angebotslegung zählt als unternehmerische Absicht. Wir haben mehr und mehr Anfragen von Unternehmen bekommen und diese wollten im Zuge der Gespräche ein Angebot von uns.

2. Auf der Suche nach B2B Partnern ist es einfacher als Unternehmen, mit ihnen zu kooperieren, als als Privatperson.

3. Wir planen in wenigen Wochen unseren Launch, wo wir erstmals Geld für unsere Touren verlangen möchten.

Wie haben wir uns für die GmbH entschieden? Und warum für die Spezialform der gründungsprivilegierten GmbH?

Wir sind drei Gründer:innen, daher mehrere Gesellschafter:innen. Zukünftig planen wir Investor:innen mit an Bord zu holen, da eignet sich die GmbH in unseren Augen recht gut. Die beschränkte Haftung war uns ebenfalls wichtig, da wir natürlich auch wissen, dass mehr Startups nicht überleben als es andere tun. Da wollten wir uns persönlich finanziell zumindest mit der beschränkten Haftung sichern. Die gründungspriviligierte GmbH ist aufgrund der verfügbaren finanziellen Mittel entstanden.

Was haben wir uns vorab überlegt?

Bevor wir mit den Verträgen gestartet haben, hat sich jeder die folgenden Punkte überlegt und anschließend haben wir diese im Team diskutiert. Den Prozess haben wir so lang durchgeführt, bis wir uns auf die Lösung aller Fragen geeinigt haben.

• Wie ist der Unternehmensname?

• Wo ist der Unternehmensstandort?

• Wer agiert als Gründer:in, Geschäftsführer:in und/oder Gesellschafter:in?

• Wie werden die Anteile verteilt?

• Wie wollen wir vesten?

• Gibt es ein Cliff?

• Fragen, die sich jede:r für sich überlegt hat und wir im Team beantwortet haben:

• Was ist die Rolle jeder Person konkret?

• Welche Aufgaben übernimmt wer?

• Was hat wer bereits in der Vergangenheit geleistet?

• Wer wird in Zukunft den Löwenanteil machen?

• Muss jemand (zukünftig) den Job aufgeben oder hat ihn bereits aufgegeben?

• Wie viel Geld kann jede:r aufbringen?

Was ist Vesting und was ist ein Cliff?

Hier möchten wir an das kompetente Startup Wiki von wecanbeheroes.io verweisen, die diese Themen einfach erklärt abdecken:

https://www.wecanbeheroes.io/media/wiki/time-based-vesting/

https://www.wecanbeheroes.io/media/wiki/cliff/

Wie setzen wir die Verträge auf?

Wir haben uns hierfür an einen Rechtsanwalt (in unserem Fall: Klaus Pateter von cms Laws, spezialisiert auf Startups in der IT/Techbranche) gewandt, der uns die Verträge professionell aufgesetzt hat und uns die rechtlichen Rechte und Pflichten erklärt hat. Wir haben zwei Verträge: den Gesellschaftsvertrag, der öffentlich einsehbar ist, und den Syndikatsvertrag, der ein interner Vertrag zwischen den Gründer:innen ist.

Die Hauptpunkte im Gesellschaftsvertrag sind:

• Firma und Sitz

• Unternehmensgegenstand

• Stammkapital und Anteile

• Geschäftsführung

• Generalversammlung

• Gesellschafterbeschlüsse

• Erwerbsrechte

Die Hauptpunkte im Syndikatsvertrag sind:

• Leistungsverpflichtungen der Gesellschafter:innen

• Syndikatsversammlung

• Cliff + Vesting

• Mitverkaufsrechte und -pflichten

Wo haben wir uns informiert?

Wir haben die WKO Startup Beratung in Anspruch genommen – die können wir sehr empfehlen – und haben einige befreundete Startups nach ihren Erfahrungen gefragt.

Wie war der Ablauf der offiziellen Unternehmensgründung?

1. Verträge (ca. 2-3 Wochen, mit ein paar Schleifen)
   Nachdem alle Verträge aufgesetzt waren, alle Gesellschafter:innen die Verträge verstanden und ihnen zugestimmt hatten, waren wir bereit für die tatsächliche Gründung.

2. WKO NeuFöG (3 Tage)

   Wir haben bei der WKO eine Neugründungsförderung (NeuFöG) beantragt (Link: https://www.wko.at/service/steuern/neugruendungs-foerderungsgesetz-fuer-neugruender-faq.html). Zwei Tage nachdem wir die geforderten Unterlagen hingeschickt haben, wurde nach einem halbstündigen Telefonat mit der WKO entschieden, dass wir Anspruch auf das “NeuFöG” haben. Die genauen Anforderungen findet ihr in dem Link oben. Parallel dazu hat unser Rechtsanwalt einen Termin beim Notar vereinbart. Das NeuFöG muss vor dem Notartermin beantragt werden, da wir es dem Notar übergeben mussten.

3. Notartermin (1,5 Stunden, 2 Tage im Voraus vereinbart)

   Beim Notartermin werden die Verträge laut vorgelesen und wichtige Details nochmals erklärt. Hier gibt es noch die Möglichkeit, Teile im Vertrag auszubessern. Wenn alles soweit klar ist, folgt der Unterschriften-Marathon.

4. Eröffnung eines Bankkontos (2 Wochen)

   Wir haben uns für die Erste Bank entschieden, da wir von einigen Startups die Empfehlung bekommen haben, dass sie das beste Angebot für Gründer:innen haben. Ein eigenes Gründerkonto ist für Startups kostengünstig anzulegen.

5. Firmenbuchgesuch (1 Tag)

   Die Bestätigung der eingezahlten Stammeinlage wird mit dem Firmenbuchgesuch eingereicht. Anschließend (ca. 1 Tag später) haben wir die Bestätigung bekommen, dass nun unsere CityRiddler GmbH offiziell eingetragen ist. Dieser Schritt kann auch länger als 1 Tag dauern.

6. NeuFöG (1 Tag)

   Nach dem Firmenbucheintrag mussten wir nochmals bei der WKO anrufen, um das NeuFöG freigeschalten zu bekommen.

7. Suche nach einem Steuerberater (3 Wochen)

   Hier haben wir mehrere Angebote eingeholt, Erstgespräche geführt und verglichen. Wichtig war uns, dass die/der Steuerberater:in mit Startups arbeitet und die Spezialsituation kennt.

8. Steuernummer beantragen (2 Wochen)

   Gemeinsam mit unserem neuem Steuerberater haben wir im Anschluss direkt eine Steuernummer beim Finanzamt beantragt.

Gesamt haben wir Mitte Dezember entschieden, dass wir gründen werden, Ende Jänner hatten wir den Notartermin und am 11.02.2022 war die CityRiddler GmbH offiziell gegründet.

Nächsten Schritte

Nachdem der erste Teil abgeschlossen ist, sind noch ein paar Fragen offen, die wir weiters klären werden:

• Zusatzverträge: Nachdem die Gründungsverträge abgeschlossen sind, werden wir weitere Verträge definieren, um unsere Mitarbeiter:innen & Creators vertraglich abzusichern und Themen wie ESOP, Vertraulichkeitserklärungen, Urheberrecht & Co zu regeln.

• Versicherungen: Noch ein wichtiges Thema – welche Versicherungen brauchen wir aktuell, welche in naher Zukunft, etc.

• AGBs, Impressum, etc: Nachdem wir nun eine rechtliche Entität haben, müssen wir unser Impressum entsprechend anpassen und eine Allgemeine Geschäftsordnung für unser Produkt entwickeln

• Umstellungen: Alle laufenden Kosten wie Abos und Dienstleistungen (z. B. Serverhosting) werden wir auf das Unternehmen umschreiben.

Tipps & Tricks

Zum Schluss wollen wir noch ein paar generelle Tipps & Tricks geben, die uns geholfen haben/hätten:

• Zyklische Bedenkzeiten: Die anfänglichen Abklärungen im Team haben wir immer zyklisch gemacht und konnten so recht effizient schwierige Themenstellungen klären. Ein Meeting in großer Runde, um die Fragen auszuarbeiten, gefolgt von einer Bedenkzeit, wieder gefolgt von einem Team-Meeting. Erwartet nicht, alle Fragen auf einmal zu klären.

• Offene Diskussionen: es hat keinen Sinn, sich bei solchen Themen zurückzuhalten – Offenheit zahlt sich hier definitiv aus.

• Anteile nicht erst bei der Gründung überlegen. Auch wenn die finale Aufteilung der Anteile anders als ursprünglich ausgefallen ist, hat es uns viel Zeit erspart, dass es nicht das erste Mal war, dass wir darüber gesprochen & uns informiert haben.

• Briefkastenfirma is a thing. Wir haben (vorerst) kein eigenes Büro (sondern sind in einem Co-Working Space), also mussten wir eine andere Lösung finden. Schlussendlich haben wir eine Vereinbarung gefunden, bei der wir unseren Firmensitz auf eine offizielle Postadresse legen konnten und wir Zugriff auf den entsprechenden Briefkasten haben.

Wir hoffen, dass ihr daraus für euch hilfreiche Informationen mitnehmen konntet. Falls ihr Fragen habt oder weitere Tipps benötigt, meldet euch gerne bei uns.

Euer CityRiddler Team